Раздел: АКТУАЛЬНО Тема: Автор:
От бумажных журналов к Okdesk: как техотдел ГК «ЕСО» экономит на выполнении задач 30% времени
Группа компаний «Единая Служба Охраны» (ГК «ЕСО») — один из лидеров рынка Северо-Западного федерального округа, уже 20 лет охраняет и обслуживает технические средства безопасности в Вологодской области. В 2025 году в компании работает более 340 сотрудников. Среди клиентов – «Сбербанк», «Почта России», Х5 Group, «Уралсиб», DNS и другие. Руководитель службы ТОиР Алексей Клишевский рассказал, как организована работа сервисных специалистов, обслуживающих сотни объектов, и как им помогает система автоматизации процессов Okdesk. Рост нагрузки и первые шаги к цифровизации Много лет в ГК «ЕСО» заявки на техническое обслуживание и ремонт систем безопасности заказчиков фиксировались в бумажном журнале, а их распределение на выездных техников и сбор результатов работ отнимали много времени. «Нам приходилось собираться в офисе перед началом рабочего дня. Ежедневная планёрка с коллегами предполагала просмотр списка заявок, чтобы убедиться, что всё взято в работу. Обсуждалась с каждым сотрудником подробно его задача: на какой объект ехать и какой перечень работ необходимо выполнить. В то время как один специалист получал указания и отчитывался о ранее проделанной работе, его коллеги ожидали своей очереди. Бывало, что для уточнения информации приходилось переходить из одного кабинета в другой, например, для того, чтобы узнать в бухгалтерии, действует ли с клиентом договор на текущую дату или нет», — рассказал Алексей. С расширением компании число клиентов возросло, что привело к пропорциональному увеличению нагрузки на сотрудников службы ТОиР. Стало очевидно, что для оптимизации рабочих процессов необходимо цифровизировать обработку заявок, так как без этого достичь порядка в работе практически невозможно. Так, в компании задумались над автоматизацией и начали искать систему управления заявками. «Поначалу пробовали выстроить процессы в CRM-системе: после покупки лицензии перенесли в неё все заявки из бумажного журнала и начали работать», — поделился Алексей. Часть нагрузки с Алексея и его отдела была снята, поскольку вся необходимая информация по заявке сохранялась в электронном виде. За счёт этого удавалось избежать потери информации, однако система нуждалась в доработках. «Чтобы CRM-система стала по-настоящему удобной для работы сервисной службы, её необходимо было дорабатывать под нашу специфику, а это долго и дорого», — поделился опытом работы с CRM-системой Алексей. В поиске оптимального решения директор Юрий Пузанов узнал о системе Okdesk.
Внедрение Okdesk и работа в системе В Okdesk уже были готовые модули, предназначенные для сервисных служб. Для разных задач предусмотрены отдельные типы заявок: ремонт, ТО, монтаж. Каждый тип определяет свой алгоритм действий, который настраивается через статусы заявок, а также настраиваются правила назначения исполнителя через систему маршрутизации. При изменении статуса можно автоматически запрашивать у специалиста информацию по устранённой неисправности. Например, при закрытии заявки на ремонт система потребует от техника приложить фотографию выполненных работ. Поскольку все бизнес-процессы, которые существовали в ГК «ЕСО», уже были предусмотрены — компания приняла решение о смене системы учёта заявок. Сейчас в компании работают с несколькими типами заявок. При создании заявки в Okdesk выбирается тип, клиент, объект, и заявка автоматически распределяется на нужного выездного специалиста. Он, в свою очередь, в приложении на своём смартфоне видит, какие работы необходимо выполнить, адрес там же отчитывается о проделанных работах. ГК «ЕСО» активно участвует в тендерах и работает с большим количеством клиентов, в том числе с государственными заказчиками. При работе по контрактам есть регулярные, плановые действия, по которым можно настраивать повторяющиеся заявки.
Итоги внедрения: автоматизация — путь к эффективности По итогам настройки системы удалось высвободить большое количество времени у всего отдела ТОиР под руководством Алексея Клишевского. Сотрудникам больше не приходится приезжать в офис для распределения задач и отчётности по ним. Система Okdesk сама выполняет все рутинные действия. Несмотря на очевидную пользу, на этапе внедрения были сомнения в том, что сотрудники воспримут систему положительно, но эти опасения не подтвердились. «Саботажа не было, все сотрудники понимали, что это удобно, потому что нет необходимости ежедневно посещать офис, а достаточно иметь телефон под рукой, чтобы посмотреть задачи на день. Мы стали меньше созваниваться, и теперь вся необходимая информация автоматически приходит в приложение техников, каждый знает, что нужно делать. На ручной учёт уходило порядка 20–30% дополнительного времени, теперь оно уходит на решение целевых задач — отдел способен обрабатывать больше заявок», — поделился Алексей. Помимо автоматизированной работы с заявками, в системе реализована возможность формировать отчёты. Для этого достаточно выставить фильтры, чтобы посмотреть необходимую информацию в нужных разрезах. «Теперь я могу выставить фильтр, чтобы посмотреть решённые заявки на конкретном объекте. Ежемесячно смотрю объём работы по сотрудникам, чтобы понимать, какую сумму вознаграждения им нужно выплачивать», — рассказал Алексей. В ГК «ЕСО» планируют расширять возможности использования системы. Традиционно компании по обслуживанию и ремонту технических средств безопасности не так активно пользуются программами учёта заявок, но внедрение такого рода систем способствует повышению прозрачности для руководителей и повышает индивидуальную выработку сотрудников за счёт экономии рабочего времени. «Считаю, что системы подобного рода существенно упрощают жизнь, и чем больше они используются, тем больше освобождается времени и сил, чтобы заниматься действительно важными вещами», — резюмировал Алексей.
Внимание! Копирование материалов, размещенных на данном сайте допускается только со ссылкой на ресурс http://www.tzmagazine.ru Рады сообщить нашим читателям, что теперь нашем сайте работает модуль обратной связи. Нам важна ваша оценка наших публикаций! Также вы можете задавать свои вопросы.Наши авторы обязательно ответят на них. Ждем ваших оценок, вопросов и комментариев!

Добавить комментарий или задать вопрос

Правила комментирования статей

Версия для печати

Средняя оценка этой статьи: 0  (голосов: 0)
Ваша оценка: