Сложившаяся практика ведения журнала эксплуатации систем противопожарной защиты (далее – СППЗ) воспринимается как достаточная
и не требует дополнительных вложений, поэтому вопрос перехода на
электронный журнал обычно откладывается в «долгий ящик». При этом
бумажный формат имеет ряд существенных недостатков:
1. Потеря преемственности. При смене ответственного или обслуживающей организации история обслуживания нередко обрывается. Новый специалист
получает журнал с неразборчивыми записями или
неполными данными и вынужден тратить время на
их восстановление.
2. Низкая информативность. Бумажный журнал фиксирует только итог выполненных работ: дату, вид
обслуживания и подпись исполнителя. Сам процесс
обслуживания в нём не отражается. Невозможно
понять, что именно было сделано и в каком объёме,
а запись не гарантирует фактическое выполнение
работ и требует проверки.
3. Высокая бюрократическая нагрузка. При заполнении журнала необходимо вносить данные обо всех
выполненных работах, связанных с эксплуатацией
систем противопожарной защиты: ГОСТ Р 59638-2021
пункт 6.4.7: «…При каждом выполнении работ по ТО
и ремонту в журнале указывается дата выполнения
работ и перечень фактически выполненных работ…».
Это требует постоянного внимания и времени со
стороны инженеров и менеджеров, а также подразумевает, что если инженер выполнил часть работ в
один день, а часть – в другой, то все эти действия с
датами должны быть зафиксированы.
4. Риск порчи и физической утраты документов.
Случаи потери журналов из-за ремонта, переезда или
человеческого фактора встречаются регулярно. При
этом организация обязана восстановить всю информацию и заплатить штраф. Срок эксплуатации противопожарных систем составляет не менее 10 лет, что
делает процесс восстановления крайне трудоемким.
Что изменится при введении
электронного журнала эксплуатации СППЗ?
Для начала важно уточнить, что считать электронным
журналом эксплуатации СППЗ. Если просто перенести
бумажные записи в таблицы или файлы, принципиальных изменений
не произойдёт. Да, риск потерять журнал исчезает, но сам подход
остаётся прежним – это всё та же бумага, только в цифровом виде.
Ответственные за пожарную безопасность и инженеры продолжают вручную заполнять поля, подписывать документы и пересылать
файлы. Такой подход не решает ключевые проблемы:
- информация вводится вручную и может быть искажена;
- данные не связаны между собой, что не позволяет формировать
отчёты и проводить аналитику по объекту;
- руководство видит только итоговую запись, а не сам процесс обслуживания и ремонта.
Поэтому речь идёт не просто о переводе журнала в цифровой формат, а об оцифровке самого процесса технического обслуживания
и ремонта (далее – ТОиР). В этом случае электронный журнал СППЗ
формируется как результат системной работы, а не как отдельный
документ.
Как оцифровать процесс ТОиР?
Выбираем подходящую систему для цифрового переезда
Каждая компания будет исходить из собственных запросов к
электронному журналу эксплуатации СППЗ и наличия ресурсов. На
практике чаще используют системы управления заявками, выездным сервисом и ТОиР. Они не требуют дополнительных вложений
и отвечают всем потребностям в части обслуживания и ремонта
технических средств безопасности.
Одним из возможных вариантов может стать разработка собственного решения, однако реализация потребует временных и финансовых
вложений.
Загружаем информацию об оборудовании
Следующим этапом необходимо зафиксировать все установленные
на объекте группы систем, их элементы и основную информацию:
тип оборудования, производитель, дата инсталляции и т. д.
Также можно загрузить к оборудованию связанные с ним бумажные
документы, чтобы хранить всю информацию в одном месте, например, файл с проектной документацией.
Создаем цифровой двойник объекта
Опционально можно загрузить схему объекта и расположить на
ней оборудование. Это поможет облегчить навигацию участникам
процесса обслуживания – видно, где конкретно расположено оборудование.
Создаем регламентные заявки
Для каждого оборудования, согласно составу регламентных ремонтно-профилактических работ, создаем
регламентные заявки и настраиваем по ним повторение, чтобы каждый квартал, полугодие или год заявка
формировалась сама.
Загружаем технологические карты
Это чек-лист с перечнем действий, необходимых
для обслуживания конкретного оборудования. При
необходимости содержание технологической карты
можно уточнить у производителя (вендора). Чек-лист
прикрепляется к заявке на регламентные работы:
инженер отмечает выполненные пункты, а в конце
можно добавить фотофиксацию результата. Это позволяет быстро подтвердить факт выполнения работ и
в любой момент поднять всю историю обслуживания,
если возникнут вопросы или сомнения.
Фиксируем нормативы SLA для обслуживающей
организации
При желании в системе можно установить ограничения по времени реакции и решения заявок. Обслуживающая организация получит уведомления о
приближающихся сроках. Это поможет исполнителю
быть более дисциплинированным в отношении вашего объекта,
а также позволит объекту собрать всю информацию по времени
решения обращений.
Интеграция с системами мониторинга
Современные системы мониторинга могут быть интегрированы со
сторонним программным обеспечением и передавать уведомления
напрямую с оборудования. Цель такой интеграции – автоматическая
фиксация событий типа «Неисправность» и «Срабатывания СПС»
напрямую с устройства.
Это значимо сокращает время реакции: заявка сразу поступает исполнителю, без ожидания, пока проблему обнаружат вручную. Кроме
того, информация о возможной причине неисправности позволяет
инженеру заранее подготовиться к выезду и взять необходимые
запасные части, что снижает количество повторных выездов.
Результат внедрения электронного журнала
эксплуатации СППЗ
В результате формируется единая система управления процессами
технического обслуживания и ремонта СППЗ на объекте. По каждой
единице оборудования накапливается полная история: какие работы
выполнялись, когда и кем. Все действия фиксируются последовательно и доступны для анализа.
Руководитель получает не только итоговые записи, но и понимание
хода работ. Это позволяет отслеживать статистику неисправностей,
оценивать загрузку инженеров и контролировать SLA – соблюдение
сроков выполнения заявок.
| 
