Системы противопожарной защиты (СППЗ) являются
важной частью инфраструктуры любого объекта. Их
работоспособность, даже при корректной изначальной
инсталляции, начиная с определённого срока эксплуатации, во многом зависит от качества и полноты
технического обслуживания и ремонта (ТОиР).
Однако вопросы ТОиР СППЗ до сих пор остаются в тени. Они
редко становятся предметом обсуждения отраслевого
экспертного сообщества и зачастую воспринимаются
как нечто второстепенное — формальность, которую
можно доверить подрядчику и «не беспокоиться». Между
тем именно в этой зоне ответственности формируются
критические риски, способные обернуться не только
убытками, но и трагедиями.
На бумаге всё выглядит стройно: есть регламенты, ответственные сотрудники, подрядчики, договоры, акты, журналы эксплуатации, периодические проверки со стороны
надзорных органов. Но на практике даже на крупных
объектах нередко возникают одни и те же проблемы.
Почему существующие модели взаимодействия не работают
Основными препятствиями для выполнения работ по
ТОиР СППЗ являются тотальная недофинансированность,
системные разрывы в коммуникации между заказчиком
и подрядчиком, формализованное отношение к работе, недостаточная прозрачность, несогласованность
и противоречия в технической и регламентирующей
документации, а также низкий уровень доверия между
сторонами – всё это приводит к конфликтам и ненадлежащему исполнению обязательств.
Можно ли организовать по-настоящему работающую, прозрачную и
устойчивую систему ТОиР СППЗ? Или это утопия, которая может существовать только на бумаге? Разберёмся, какие проблемы существуют, и
что должно лежать в основе модели, которую можно было бы назвать
эталонной.
Обслуживание для галочки
Важно отметить, что СППЗ сами по себе не приносят добавленной
ценности для деятельности организации, которая их эксплуатирует. На
деле это означает, что СППЗ в глазах собственника или управляющего
объектом не являются приоритетным направлением работы с соответствующим отношением.
Кроме того, право на обслуживание СППЗ на большинстве охраняемых
объектах возникает в результате проведения аукционной процедуры.
После завершения торгов едва ли не каждый раз возникает ситуация,
когда начальная цена падает до уровня, в рамках которого фактически
невозможно проводить работу в соответствии с регламентами, соответствующими нормативным документам и инструкциям заводов-производителей оборудования.
На практике, к сожалению, нередко возникают ситуации, когда работа по
ТОиР СППЗ ограничивается лишь заполнением журналов эксплуатации.
Фрагментарное взаимодействие сторон и отсутствие контроля
Особое значение в обеспечении эффективной модели организации
ТОиР имеет взаимодействие между заказчиком и обслуживающей
организацией. Это особенно актуально для крупных и территориально
распределённых объектов, где традиционный бумажный документооборот и телефонные согласования объективно не справляются с
требованиями к скорости и достоверности информации.
Согласования визитов специалистов обслуживающей организации,
информирование о неисправностях и ложных срабатываниях не
хранятся централизованно – часть находится в переписке по почте,
в мессенджерах, что-то уже и не найти в силу того, что передавалось
устно через посредников. Особенно сложно бывает в ситуациях, когда
нужно синхронизировать усилия множества лиц. Например, при смещении даты комплексных испытаний СППЗ может измениться график
работ нескольких обслуживающих организаций, сотрудников разных
подразделений заказчика и третьих лиц, что потребует множественных
уведомлений и согласований.
Наиболее очевидным решением в такой ситуации является внедрение
специализированной help desk системы, которая позволяет фиксировать
внутренние и внешние договорённости, автоматически информировать всех заинтересованных, создавать график регламентных работ в
отношении обслуживаемой системы и её отдельных элементов. Кроме
того, такие инструменты обеспечивают прозрачность распределения
задач, позволяют контролировать сроки устранения неисправностей
в соответствии с национальными стандартами, а также автоматически
формируют документ по результатам проделанных работ.
На объектах с большим количеством задействованных сторон отсутствие специализированной системы взаимодействия создаёт высокий
риск потери информации, снижения контроля над процессами и, как
следствие, отсутствие взаимного доверия сторон.
Отсутствие стандартизации и автоматизации типовых и
рутинных процессов
У каждой обслуживающей организации, а зачастую и у каждого техника, может быть своё представление о том, как должны выполняться те
или иные операции, с какой периодичностью и уровнем детализации.
Низкий уровень автоматизации типовых процессов — от формирования
заявок и их распределения до фиксации результатов и документирования — оставляет слишком много пространства для человеческого
фактора, а также снижает точность технического контроля.
Все привыкли, что журнал эксплуатации СППЗ ведёт условный Иван
Петрович, он заполняет его в соответствии с теми формальными требованиями, которые мы указали в договоре, однако к реальному состоянию
систем противопожарной защиты это почти не имеет отношения. В
этом случае необходима систематизация и автоматизация постановки
и контроля типовых и рутинных задач – возможность ведения журнала
эксплуатации СППЗ в электронном виде, циклически воспроизводимый
график регламентных работ, чек-лист к каждой заявке с типовыми
технологическими процессами, контроль сроков, контроль количества
ложных срабатываний посредством интеграции обслуживаемых систем
с системой управления заявками, а также автоматизированное создание документов по результатам проделанных работ (акты, дефектные
ведомости, спецификации расходных материалов).
|
Обучение персонала и трансляция культуры производства
В процессе организации ТОиР СППЗ, где нормативно-правовые документы регулярно обновляются, а ассортимент и уровень сложности
эксплуатируемого оборудования увеличиваются, необходимость постоянного обучения сотрудников, а также демонстрация отраслевой и корпоративной культуры остаются критически важными. Во многом именно
уровень знаний сотрудников в итоге определяет нашу безопасность.
Однако системная работа с актуализацией знаний в организациях
зачастую отсутствует, что вынуждает сотрудников либо самостоятельно
отслеживать изменения, либо оставаться в профессиональном информационном вакууме. Особенно остро это проявляется при адаптации
молодых специалистов, для которых дефицит практической информации может стать серьёзным барьером для включения в процесс работы.
Несмотря на очевидную пользу качественного подхода к обучению
персонала, в отрасли по-прежнему распространён формальный подход:
акцент делается на получение “корочки”, а не на реальных компетенциях.
В этом контексте важно отметить, что использование систем класса
help desk для управления ТОиР позволяет транслировать культуру
производства, устанавливаемую обученным менеджментом заказчика и исполнителя, на существенно большее количество работников,
вовлечённых в процесс. Это достигается как за счёт типовых, заранее
настроенных процедур, так и благодаря дистанционному взаимодействию контролирующих лиц с рядовыми исполнителями. Таким образом, повышение квалификации одного сотрудника может оказывать
масштабное положительное влияние на качество работы всей команды.
Основы эталонной модели организации ТОиР СППЗ
Для того чтобы приблизиться к эталонной модели взаимоотношений сторон в рамках ТОиР СППЗ важно:
1. Принять факт необходимости реального обеспечения
пожарной безопасности объекта. Под обеспечением
пожарной безопасности подразумевается в том числе
и организация ремонта, технического обслуживания
и эксплуатации средств пожарной безопасности,
обеспечение их исправного состояния с соблюдением всех проектных решений и утверждённых
регламентов ТО, а также хранение всей проектной,
исполнительной и эксплуатационной документации.
2. Иметь хорошо описанную и организованную систему
взаимодействия сторон, позволяющую участникам
процесса фиксировать историю проделанных работ
и всех взаимодействий, а также обеспечивать её
преемственность на любом этапе жизненного цикла
СППЗ при помощи цифровых инструментов контроля.
3. Максимально автоматизировать постановку и контроль выполнения типовых и рутинных задач: от подачи заявки до формирования отчётной документации.
Вести электронные журналы эксплуатации СППЗ,
шаблоны типовых работ, автоматические напоминания и чек-листы, которые позволяют снизить влияние
человеческого фактора и обеспечить контроль сроков
и качества.
4. Системно подходить к обучению персонала и выстраивать культуру профессионального взаимодействия.
Важно внедрять механизмы, обеспечивающие не только формальное обучение, но и реальную трансляцию
опыта, включая использование цифровых инструментов, которые позволяют масштабировать квалификацию ключевых специалистов на всю команду.
Эталонная модель организации ТОиР СППЗ — это не
утопия, но и не данность. Она требует от всех участников
последовательной работы по устранению противоречий
и оцифровке процессов.
Важно признать: пока основой взаимодействия остаётся бумажный журнал эксплуатации СППЗ, а контроль
осуществляется постфактум — устойчивости не добиться.
Но когда прозрачность становится нормой, а интересы
заказчика и исполнителя совпадают в главном — надёжности и безопасности объекта, — миф действительно
становится реальностью.
|
